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冯达泉---工程建设档案的建立与管理

发布时间:2019-09-11  点击量:
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摘 要:工程建设档案是我国各类工程建设成果的重要记录,是档案管理的重要组成部分,在工程建设、维修管理、生产使用、平时维护和工程科研中发挥着重要作用.

关 键 词 :工程建设 档案管理 档案建立

建设工程档案的管理是一个系统工程,它始于工程项目的提出,伴随工程有关建设进程,终于档案法定保存期限截止,并供工程酝酿建设开始后的各个时代有正当需要的人士和机构查阅.建设工程涉及立项单位、建设单位、建筑单位、监理单位、管理单位等等多个部门,涉及人员及档案材料众多,一项建设工程在不同的单位均有相应的档案材料,因而很难在一个部门形成完整系统的建设工程档案,具有复杂性.同时,档案是产生工程质量责任和法律纠纷的基本证据材料,对于分清建筑责任、解决纠纷具有不可估量的意义.

一、工程建设档案建立与管理的重要性

各种工程管理文件,尤其是各级机关的批复文件和具体工程管理部门的批准文件,是合法进行工程建设的重要依据,当建筑物或构筑物的产权及土地所有权产生纠纷时,地籍图、工程总平面图及各有关部门的批准文件便成为重要法律依据.工程设计图纸等文件是工程档案的重要组成部分,是施工单位进行施工的主要依据,当工程竣工交付使用后,若发生质量问题,影响正常使用时,可以通过查阅图纸,迅速做出处理,结果严重的,则可根据图纸设计情况,判明责任方,进行索赔;当计划对建筑物进行改造或扩建时,则需要根据原始设计文件确定其是否有可能.可见,工程建设档案在建筑物后期使用中具有举足轻重的作用,必须加强重视管理.

二、工程建设档案的主要内容

按照国家有关规范,工程建设档案大致应包含以下五方面主要内容:准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工图、竣工验收文件.

(一)准备阶段文件.主要可以包括十六个方面:1、项目建议书、可行性研究报告、立项批复、会议纪要等文件;2、基建计划(或有关批复);3、选址意见书、建设用地规划许可证及附件;4、划拨用地文件、用地平面图、国有土地使用证);5、拆迁文件、拆迁范围图及补偿协议;6、勘察、设计合同;7、施工图技术性审查报告;8、消防、环保、气象等审核意见;9、建设工程规划许可证及规划放线、验线记录;l0、招标文件、投标书、中标通知书;11、质量、安全监督手续;12、建筑安装工程承包合同;13、工程类别鉴定书;14、建设工程施工许可证;15、建设、施工、监理单位项目管理人员名单;16、工程地质勘察报告.

(二)监理文件.主要包括十八方面内容:1、委托监理合同;2、监理规划;3、监理实施细则;4、施工组织设计(方案)报审(审批)表;5、工程开、复工审批表、工程暂停令;6、工程计量单和工程款支付证书;7、监理工程师通知单;8、监理工作联系单;9、报验申请表;10、会议纪要;11、来往函件;12、监理日记;13、监理月报;14、质量缺陷与事故的处理意见;15、分部工程、单位工程等验收资料;16、索赔文件资料;17、工程结算审核意见书;18、监理工作总结.

(三)施工技术文件.主要包括九方面内容:1、建筑与结构工程施工技术及质量验收资料;2、桩基工程施工技术及质量验收资料;3、钢结构工程施工技术及质量验收资料;4、幕墙工程施工技术及质量验收资料;5、建筑给排水及采暖工程施工技术及质量验收资料;6、建筑电气工程施工技术及质量验收资料;7、通风与空调工程施工技术及质量验收资料;8、电梯工程施工技术及质量验收资料;9、建筑检测试验.

(四)竣工图.主要包括九方面内容:1、总平面布置图、地下管线综合图、小区(单位)规划;2、建筑竣工图;3、结构竣工图;4、装饰装修竣工图;5、给排水竣工图;6、采暖竣工图;7、电气竣工图;8、通风竣工图;9、空调竣工图.

(五)竣工验收文件.主要包括三个方面、二十五个内容.一是竣工验收文件:1、地基与基础工程质量评定表;2、主体结构工程质量评定表;3、单位(子单位)工程质量竣工验收记录;4、单位(子单位)工程质量控制资料核查记录;5、单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录;6、分部(子分部)工程验收记录;7、建设工程质量检查报告(勘察单位);8、建设工程质量检查报告(设计单位);9、建设工程竣工报告(施工单位);10、建设工程质量评估报告(监理单位);11、房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收报告表;l2、建设工程质量监督报告;13、规划验收合格证;14、节能建筑认证书;15、消防、环保、气象部门的认可文件或准许使用文件;16、室内空气检测报告;17、工程质量保修书、住宅质量保证书;18、建设工程结算价登记备案书;19、建设工程款文付情况证明表;20、工程竣工验收备案表.

二是财务文件:1、工程结算书、审查定案表、审计报告书;2、交付使用财产总表和财产明细表.三是声像档案,包括原址原貌、开竣工仪式、领导视察、施工中各阶段、竣工后各立面的声像图片资料:1、照片、底片;2、录像带、光盘;3、文字说明.

三、档案建立与管理中应重视的几个问题

一是要重视可行性研究论证报告、设计任务书.可行性研究报告是运用多种科学方法和技术手段,在勘察选址的基础上,对工程建设项目进行技术、经济论证,以研究提出建设项目在技术上是否先进、适用可靠,在经济上是否合理,建设上是否可行等论证,是工程建设项目前期工作的一项重要内容,是各级领导机关进行项目决策的基木依据,是工程建设项目立项、编制设计任务书、进行初步设计和制定项目建设计划的重要依据.设计任务书是工程建设的大纲,是确定建设项目和建设方案的决策性文件.在设计任务书中,不但明确了工程项目名称、建设地点、建设依据和用途等内容,而且对工程建设规模、总投资及建设期限等也要做出明确要求,是进行工程设计、工程验收及工程评价的基木依据.

二是要重视设计基础资料.设计基础资料主要包括现场地形图、地质勘察报告,水文、气象、地震、道路、通信、电源等现状有关文件.设计基础资料是否准确、完整齐全,是工程设计能否做到合理、安全,保证正常使用的重要文件之一,也是进行工程设计必不可缺的基本条件.

三是要重视设计文件.设计文件主要包括初步设计、技术设计、施工图设计图纸、设计计算书、设计评审和各级领导机关审批文件等.设计图纸是工程建设档案必不可少的重要文件,是进行工程建设和施工的主要依据,是后期生活使用、维修管理的基础,是以后进行工程改造扩建的基本保障.

四是要重视工程变更文件.在工程施工过程中,由于建设单位、施工单位、设计单位或其它实际情况造成的原因,难免需要对施工图纸进行设计变更,设计单位前期完成的施工图纸并不能真实、准确地表达工程实际建设情况.实际工程中考虑到审计结算、出图成本等原因,施工单位和设计单位并不能按时提供全套完整变更后、合格的设计图纸,大部分是以原始设计图纸为基础,通过设计变更通知单进行调整、变更.

 

五是要重视工程建设档案的移交与保管.工程建设档案由建设单位或工程总承包单位总抓,在专职人员做好工程建设有关资料的积累、整理、归档和保管工作后,制成材料优良、格式统一、书绘工整、声像清晰、装订整洁,符合规范和标准要求的档案资料.工程主管部门、建设单位在组织检查竣工图和工程建设项目竣工验收后,一年内应一次性向图档库移交工程建设档案,所有工程建设项目,建设单位都应有一份完整的档案,大中型项目的原始档案资料,由省级单位图档库保存,小型项目和零星工程的原始档案资料,由建设单位保存.工程建设档案的保管期限分为永久、长期、短期三种,属长期保管的工程建设档案,保管期限不得短于建设项目的使用寿命;短期不得少于五年.对超过保管期限的工程建设档案应进行鉴定,对确实已失去保存价值的,经过审批手续,登记造册后可按保密规定予以处理.

 

参考文献:

[1]宗得智 建筑设计工程造价的合理确定和有效控制问题[J] 建筑经济 1987年03期

[2]张景维 关于强化设计部门对工程造价的管理[J] 电力建设 1999年05期

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